GDPR

Persondatapolitik

Ullerup Frivillige Brandværn

Fortegnelse over behandling af personoplysninger

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en forening i medfør af persondataforordningen.

Ullerup Frivillige Brandværn er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i: Ullerup Frivillige Brandværn

Data for seneste ajourføring af dokumentet: 19. september 2024

1. Ansvarlige for databeskyttelse i foreningen.	Kontaktoplysninger på navngivne personer.	Følgende bestyrelsesmedlemmer: - Sekretær - Jesper Simonsen - 2251 8252 - webmaster@ufbr.dk
2. Formål med databehandling.	Beskrivelse af behandlingsformålene oplistet i overordnede kategorier.	· Varetagelse af medlemsforhold vedrørende foreningens administrative drift. · Varetagelse af medlemsforhold vedrørende foreningens aktiviteter, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger m.m. · Varetagelse af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til og dataudveksling med Beredskab Sønderborg, herunder indberetning af deltagelse i øvelser og alarmeringer.
3. Hvilke personoplysninger behandles	Her bør oplistes de i foreningen behandlede personoplysninger.	Almindelige personoplysninger: · Navn. · Adresse. · Telefonnummer. · E-mailadresse. · Årgang. · Indmeldelsesdato. · Udmeldelsesdato. Evt speciel funktion, herunder redskabsmester og Depotmester. Kørekorttype Udleverede nøgler
4. Behandling af personoplysninger.	De forskellige typer af registrerede personer, hvorom der behandles personoplysninger.	Der behandles alene oplysninger om følgende: a) Medlemmer b) Udmeldte medlemmer (af historiske betydning)
5. Videregivelse af personoplysninger.	Oplistning af eventuelle modtagere af foreningens oplysninger, samt hvilke oplysninger der videregives og i hvilke tilfælde. Hvis oplysninger ikke videregives, angives dette.	· Almindelige personoplysninger om medlemmer, evt. speciel funktion i foreningen og bestyrelse videregives til Beredskab Sønderborg.
6. Sletning af personoplysninger.	Der bør være en angivelse af hvilke oplysninger, der skal slettes og hvornår.	· Almindelige personoplysninger såsom navn, årgang, indmeldelsesdato og udmeldelsesdato på medlemmer opbevares efter udmeldelse af historiske hensyn. · Almindelige personoplysninger slettes såfremt et medlem anmoder herom
7. Opbevaring af personoplysninger i foreningen.	Her skal så vidt muligt laves en generel beskrivelse af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder en beskrivelse af måden oplysningerne registreres.	Almindelige personoplysninger opbevares i foreningens medlemsregister, der er oprettet på foreningscomputer, hvortil kun foreningens: · Sekretær · Øvrig bestyrelse har adgang.
8. Ved brud på persondatasikkerheden.	Hvordan opdager, rapporterer og undersøger vi brud på persondatasikkerheden? F.eks. ved hackerangreb. Hvordan vurderer vi, hvor alvorligt bruddet er?	Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontaktes bestyrelsen, med hvem eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet drøftes. Alle dokumenterede brud på persondatasikkerhed i foreningen registreres og dokumenteres.
9. Foreningens anvendelse af IT.	Ved erhvervelse af et nyt IT-system eller ved ændringer på det nuværende, tænkes databeskyttelse ind.	Foreningen er opmærksom på, at systemet gerne må bidrage til: · At der ikke indsamles flere oplysninger end nødvendigt. · At oplysninger kan slettes ved anmodning herom. · At oplysninger ikke anvendes til andre formål, end de formål, som oplysningerne oprindeligt er indsamlet til. Foreningens IT-system · Har ikke en automatisk slettefunktion, hvorfor alle rettelser og sletninger af personoplysninger sker manuelt. · Kan sikres ved anvendelse af password. · Kan beskyttes gennem anvendelse af firewalls, anti-virus programmer etc.

Behandling af personoplysninger

Ullerup Frivillige Brandværn

Privatlivspolitik

Ullerup Frivillige Brandværns dataansvar

Foreningen Ullerup Frivillige Brandværn indsamler, opbevarer og anvender (behandler) personoplysninger for alle foreningens medlemmer.

Ullerup Frivillige Brandværn har med henblik på behandling af personoplysninger udarbejdet denne privatlivspolitik, der kort redegør for, hvordan personoplysninger behandles.

Gennemgående for foreningens databehandling er, at der kun behandles personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Der behandles således kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål for foreningen.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Ullerup Frivillige Brandværn er dataansvarlig, og den sikrer, at ethvert medlems personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger til Ullerup Frivillige Brandværn er:

Kontaktperson: Kaptajn Martin Michaelsen

Adresse: Langbro 6

Telefonnr.: 2533 9828

Mail: kaptajn@ufbr.dk

Hjemmeside: www.ufbr.dk

Behandling af personoplysninger

Ullerup Frivillige Brandværn behandler følgende personoplysninger:

1) Medlemsoplysninger:

- Almindelige personoplysninger:

o Navn

o Adresse

o Telefonnummer

o E-mail adresse

o Fødselsdato

o Årgang

o Indmeldelsesdato

- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

o CPR-nummer afleverer medlemmet direkte til Beredskab Sønderborg, uden involvering af foreningen, når dette er nødvendigt for Beredskab Sønderborg. Det er alene Beredskab Sønderborg, der er databehandler på disse oplysninger.

Personoplysninger indsamles fra

Personoplysninger tilgår fra medlemmet ved indmeldelse.

Herudover sker der en udveksling mellem Ullerup Frivillige Brandværn og Beredskab Sønderborg, idet indmeldelse i foreningen kun kan ske med endelig godkendelse af Beredskab Sønderborg.

Foreningens formål med behandling af personoplysninger

Ullerup Frivillige Brandværn behandler personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

· Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle personoplysninger, såsom muligheden for at kontakte medlemmet, ved alternativ alarmering ved indsat, beregning af anciennitet i forhold til tildeling af hæderstegn og så videre.

· Vedligeholdelse af Ullerup Frivillige Brandværns samlede medlemsregister samt oversigt over bestyrelsens sammensætning.

Formålene:

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

· Foreningens medlemshåndtering.

· At kunne alarmere medlemmer, når det primære alarmeringssystem ikke er tilgængeligt.

· Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.

· Opfyldelse af lovkrav, herunder overholdelse af lovpligtige øvelser.

· Administration af medlemmets relation til foreningen.

2) Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsen:

· Give mulighed for at kontakte bestyrelsesmedlemmer ved behov herfor.

Behandling af personoplysninger ud fra legitime interesser

Ethvert medlems personoplysninger/medlemsoplysninger behandles alene på baggrund af berettigede (legitime) interesser som:

· Udøvelse af aktivitet, herunder udfærdigelse af deltagerlister, adgangslister, interne resultatlister m.v..

· Håndtering af medlemsrettigheder i henhold til foreningens vedtægter, herunder i forhold til generalforsamling.

· Opfyldelse af medlemspligter, herunder deltagelse i øvelser m.v.

· Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.

· Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen

· Videregivelse af almindelige personoplysninger til Beredskab Sønderborg i relevant og nødvendigt omfang.

· Af praktiske, administrative og historisk hensyn og betydning, opbevares almindelige medlemsoplysninger efter et medlems udmeldelse.

Samtykke

Ved indmeldelse i Ullerup Frivillige Brandværn gives samtidig samtykke til foreningens indhentning, opbevaring og anvendelse af medlemmets personoplysninger, samt udveksling af tilsvarende mellem Ullerup Frivillige Brandværn og Beredskab Sønderborg.

Videregivelse af personoplysninger

Ullerup Frivillige Brandværn videregiver ved indmeldelse eller rettelser til et medlems personoplysninger disse til Beredskab Sønderborg med henblik på ajourføring af den samlede registering af brandmænd i kommunen og på landsplan.

Ullerup Frivillige Brandværn videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring eller lignende.

Opbevaring og sletning af personoplysninger

Ullerup Frivillige Brandværn opbevarer personoplysninger så længe medlemskab af foreningen eksisterer.

Ved udmeldelse vil almindelige personoplysninger kunne opbevares af praktiske og administrative hensyn i op til 3 år efter kalenderåret for udmeldelse af foreningen

Almindelige personoplysninger opbevares dog så længe, de har historisk værdi.

Medlemmets rettigheder

Ethvert medlem har en række rettigheder efter persondataforordninger Disse er:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

• Retten til indsigt i egne personoplysninger

• Retten til berigtigelse

• Retten til sletning

• Retten til begrænsning af behandling

• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

• Retten til indsigelse

Ethvert medlem kan gøre brug af disse rettigheder, herunder gøre indsigelse mod Ullerup Frivillige Brandværns behandling, ved henvendelse til foreningens bestyrelse. Kontaktoplysninger findes øverst.

Ved et medlems henvendelse med en anmodning om at få rettet eller slettet personoplysninger, vurderes om betingelserne herfor er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Et medlem kan altid indgive en klage til Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Ullerup Frivillige Brandværn forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil medlemmer modtage meddelelse herom.

Privatlivspolitikken er vedtaget på bestyrelsesmøde dato/måned/år. Rettelser er vedtaget dato/måned/år.